Fälle: Ein umfassender Leitfaden

1. Was sind Fälle?

„Cases“ sind Ihr zentraler Bereich, in dem Sie alles im Blick behalten können, was Ihre KI-Agenten im Hintergrund für Sie erledigen.

In „Fällen“ können Sie:

• die Aktivitäten der im Hintergrund laufenden KI-Agenten überwachen

• die von den Agenten generierten Ergebnisse einsehen

• Anrufe, E-Mails, Dokumente und Fotos anzeigen und verwalten

• mit Daten arbeiten, die in tabellenartigen Datenbanken gespeichert sind

• Daten und Fortschritte mit Ihrem Team teilen

Jeder Fall enthält mehrere Fallakten.

Eine Fallakte umfasst alle Aktivitäten und Informationen zu einer bestimmten Person, einem Anspruch, einem Kunden, einem Teammitglied oder einem Szenario.

2. Einen Fall anlegen

Wenn Sie keinen automatischen Datenimport in einen Fall eingerichtet haben, müssen Sie einen Fall manuell anlegen, indem Sie auf „Fall anlegen“ klicken. Es erscheint ein Popup-Fenster.

1. Benennen und beschreiben Sie Ihren Fall

Geben Sie Ihrem Fall einen eindeutigen Namen und optional eine Beschreibung, um dessen Zweck zu erläutern.

2. Wählen Sie den Falltyp aus

Wählen Sie aus, wie Ihr Fall funktionieren soll:

Standardfall

Der Standardfall ist die Standardoption und eignet sich für die meisten Anwendungsfälle.

Er eignet sich ideal für:

• Verwaltung von Kunden, Mitarbeitern oder Fällen

• Verfolgung von Aktivitäten, Ergebnissen, Dokumenten, E-Mails, Anrufen und Details

• Die Verarbeitung von Daten durch KI-Agenten, während Sie diese überwachen und anleiten

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Typ Sie wählen sollen, ist dies der beste Ausgangspunkt.

Fall „Anrufliste“

Der „Anrufliste-Fall“ wurde speziell für Workflows mit ausgehenden Anrufen entwickelt.

Er kommt zum Einsatz, wenn Sie Folgendes möchten:

• Anrufe an Personengruppen planen

• Ausgehende Anrufe im Stapelverfahren durchführen

• Anrufversuche, Erreichbarkeit und Ergebnisse nachverfolgen

• Anrufe in großem Umfang von KI-Agenten bearbeiten lassen

👉 Erfahren Sie hier mehr über Anwendungsfälle für Anruflisten:

Call List Cases: Ein umfassender Leitfaden

• Sie können außerdem die Zugriffseinstellungen anpassen, um zu steuern, wer auf den Fall zugreifen darf.

3. So fügen Sie Daten zu einem Fall hinzu

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, Daten in einen Fall zu importieren.

Option 1 – Erstellen Sie einen Fall und laden Sie eine Datenbankdatei in einen KI-Agenten hoch

1. Wählen Sie einen KI-Agenten aus.

2. Laden Sie Ihre Datenbankdatei auf diesen Agenten hoch.

3. Weisen Sie den Agenten an, einen Fall mit den von Ihnen benötigten Spalten (Kategorien) zu erstellen, zum Beispiel:

   • Name

   • ID

   • Telefon

   • E-Mail

   • Schaden-ID

   • Weitere Felder nach Bedarf

Sobald die Liste der Fallakten erstellt ist, können Sie:

• die Daten direkt mithilfe des KI-Agenten bearbeiten

• Einzelne Fallakten erstellen und öffnen

• die Struktur aktualisieren oder erweitern, wenn sich Ihre Anforderungen ändern

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

Option 2 – Importieren Sie eine CSV-Datei.

Importieren Sie eine CSV-Datei mit einer Liste von Zeilen und wandeln Sie jede dieser Zeilen in ein eigenständiges Fallsystem um.

Option 3 – Automatische Datenimporte einrichten

Wenn Sie möchten, dass Daten kontinuierlich aus anderen Systemen in Record Groups fließen:

1. Wenden Sie sich an 913.ai.

2. Beantragen Sie automatische Datenimporte in Fälle.

Das Team hilft Ihnen dabei, Ihre externen Quellen anzubinden, sodass die Daten nahtlos im Hintergrund synchronisiert und aktualisiert werden.

4. Arbeiten mit Fallakten innerhalb eines Falls

Sobald Ihre Daten in einem Fall vorliegen, steht Ihnen eine Liste der Fallakten zur Verfügung. Sie können Fallakten einzeln verwalten oder Aktionen für mehrere Fallakten gleichzeitig durchführen.

Arbeiten mit KI-Agenten innerhalb eines Falles

Während Sie sich in einem Fall befinden, können Sie den KI-Agenten öffnen und ihn auffordern, Aktionen für alle Fallunterlagen in der Gruppe durchzuführen.

Beispielsweise können Sie den Agenten bitten:

• alle Beteiligten des Falles anzurufen oder ihnen eine E-Mail zu senden

• die Bearbeitung aller Anträge im Fall zu starten

• Daten über mehrere Fallakten hinweg zu überprüfen, zu analysieren oder zu aktualisieren

• Für jede Fallakte denselben Workflow auszuführen

So können Sie in großem Maßstab arbeiten, anstatt jede Fallakte einzeln zu bearbeiten.

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

Verwaltung von Spalten und Daten

Sie können die Struktur und Darstellung der Datensätze individuell anpassen.

Sie können:

• den KI-Agenten bitten, dem Fall neue Spalten hinzuzufügen

• die Daten bereitstellen, mit denen die Zeilen gefüllt werden sollen

• das Menü „Spalten“ nutzen, um:

  • Spalten ein- oder auszublenden

  • Spalten in der gewünschten Reihenfolge neu anordnen

Filtern und Öffnen von Fallakten

Sie können:

• Fallakten nach Zeit filtern

• Klicken Sie auf eine beliebige Fallakte, um sie zu öffnen und die Aktivitäten des KI-Agenten sowie die Details zu dieser bestimmten Fallakte anzuzeigen

5. Was ist eine Fallakte?

Eine Fallakte enthält alle Informationen zur Aktivität des KI-Agenten sowie alle Angaben zu einem bestimmten Fall.

Eine Fallakte umfasst:

• Jeden Schritt, den der KI-Agent unternommen hat

• Alle vom Agenten generierten Ergebnisse

• Alle zugehörigen Dokumente und Fotos

• Alle zugehörigen E-Mails und Anrufe

• Alle fallspezifischen Details

Wenn Sie eine Fallakte öffnen, erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, was geschehen ist und was derzeit in Bearbeitung ist.

6. Verwendung des Menüs „Übersicht“

Das Menü „Übersicht“ ist der erste Bildschirm, den Sie in einer Fallakte sehen.

Es bietet einen schnellen Überblick über:

• Wichtige Details zum Datensatz

• Wichtige Ergebnisse der Bearbeiter

• Neueste Notizen

Stellen Sie sich die Übersicht als eine Zusammenfassung der aktuellen Vorgänge im Datensatz auf einen Blick vor.

7. Verwendung des Menüs „Agentenaktivität“

Das Menü „Agentenaktivität“ zeigt jeden Schritt an, den der KI-Agent für die Fallakte unternommen hat.

Sie können:

• eine Zeitleiste der Agentenaktionen anzeigen

• Nacheifern, was wann passiert ist

• auf einen beliebigen Schritt klicken, um alle Details anzuzeigen

So verwenden Sie diese Funktion

Schritte anzeigen

Scrollen Sie durch die Aktivitätsliste, um alle Aktionen des Agenten anzuzeigen.

Schrittdetails anzeigen

Klicken Sie auf einen beliebigen Schritt, um detaillierte Informationen zu öffnen.

Sprechen Sie mit dem KI-Agenten über einen Schritt

Nutzen Sie die Seitenleiste des Agenten, um Fragen zu stellen, wie zum Beispiel:

• „Warum hast du das getan?“

• „Was bedeutet dieses Ergebnis?“

• „Kannst du diesen Schritt für andere Fallakten wiederholen?“

Fügen Sie eine eigene Aktivität hinzu

Klicken Sie auf „Aktivität hinzufügen“, um manuell durchgeführte Aktionen zu protokollieren, wie zum Beispiel:

• Ein von dir getätigter Anruf

• Eine manuelle Aktualisierung

• Eine externe Entscheidung

Dadurch bleibt die Fallakte vollständig und auf dem neuesten Stand.

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

8. Verwendung des Menüs „Ergebnisse“

Das Menü „Ergebnisse“ zeigt alle vom KI-Agenten generierten Ausgaben an.

Sie können:

• die Erkenntnisse und Ergebnisse des Agenten überprüfen

• Berechnungen, Zusammenfassungen oder Entscheidungen überprüfen

• Fragen zu einem beliebigen Ergebnis stellen

• Ergebnisse manuell hinzufügen oder aktualisieren

• Ergebnisse zum Teilen oder für Berichte herunterladen

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

9. Verwendung des Menüs „Notizen“

Das Menü „Notizen“ enthält alle Notizen zu einer Fallakte, die entweder vom KI-Agenten oder von Benutzern erstellt wurden.

Notizen dienen dazu, Beobachtungen, Entscheidungen, Erinnerungen oder sonstige wichtige Zusammenhänge festzuhalten, die mit der Fallakte verknüpft bleiben sollen.

Was Sie im Menü „Notizen“ tun können

Sie können:

• alle zur Fallakte hinzugefügten Notizen anzeigen

• sehen, welche Notizen vom KI-Agenten erstellt und welche von Benutzern hinzugefügt wurden

• Notizen mit dem KI-Agenten besprechen

Notizen verwalten

Außerdem können Sie:

• Neue Notizen mit wichtigen Informationen zur Fallakte hinzufügen

• bestehende Notizen bearbeiten, um sie auf dem neuesten Stand zu halten

• Notizen löschen, die nicht mehr relevant sind

Dadurch wird das Menü „Notizen“ zu einem flexiblen Bereich, in dem Sie laufende Überlegungen, Klarstellungen und Aktualisierungen festhalten können, die nicht in strukturierte Felder passen, aber dennoch für die Fallakte wichtig sind.

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

10. Verwendung des Menüs „Dokumente“

Das Menü „Dokumente“ zeigt alle Dateien an, die mit der Fallakte in Zusammenhang stehen, darunter:

• Vom KI-Agenten erstellte Dokumente

• Von Ihnen oder Ihrem Team hochgeladene Dateien

• Begleitende PDF-Dateien, Word-Dateien oder Anhänge

Sie können:

• Alle zugehörigen Dokumente durchsuchen

• Jedes Dokument mit dem KI-Agenten besprechen

• Neue Dokumente in die Fallakte hochladen

11. Verwendung des Menüs „Fotos“

Das Menü „Fotos“ zeigt alle Bilder an, die mit der Fallakte verknüpft sind.

Dazu gehören:

• Von Ihnen oder Ihrem Team hochgeladene Fotos

• Vom KI-Agenten erstellte oder bearbeitete Fotos

Sie können:

• Alle Fotos anzeigen

• dem Agenten Fragen zu einem Bild stellen

• Weitere Fotos hochladen

12. Verwendung des Menüs „E-Mails“

Das Menü „E-Mails“ zeigt alle E-Mails an, die mit der Fallakte verknüpft sind, darunter:

• E-Mails, die vom KI-Agenten gesendet wurden

• E-Mails, die von externen Parteien empfangen wurden

Sie können:

• Alle E-Mails einsehen

• Den Agenten bitten, eine Zusammenfassung zu erstellen, zu antworten oder Details zu extrahieren

• den Agenten bitten, neue E-Mails zu verfassen und zu versenden

13. Verwendung des Menüs „Anrufe“

Das Menü „Anrufe“ zeigt alle Anrufe an, die mit der Fallakte in Zusammenhang stehen.

Sie können:

• den Anrufverlauf anzeigen

• die Ergebnisse und Notizen zu den Anrufen einsehen

• Den Mitarbeiter bitten, zu erklären, was bei einem Anruf passiert ist

• Manuell einen neuen Anruf initiieren

14. Verwendung des Menüs „Details“

Das Menü „Details“ zeigt alle Informationen zu einer bestimmten Fallakte an.

Möglichkeiten

Sie können:

• alle für die Fallakte gespeicherten Details anzeigen

• Jedes Detail mit dem KI-Agenten besprechen

• den Agenten bitten, anhand bestimmter Details Aktionen auszuführen

Anpassen der Datensatzdetails

Sie können die angezeigten Informationen vollständig anpassen, indem Sie:

• Hinzufügen neuer Abschnitte

• Felder zu Abschnitten hinzufügen

• Abschnittstitel umbenennen

• Umbenennen von Feldtiteln und Werten

• Abschnitte oder einzelne Felder löschen

So haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie die Datensatzinformationen strukturiert und angezeigt werden.

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

15. Einen Fall mit Ihrem Team teilen

Sie können Fälle freigeben, um mit anderen zusammenzuarbeiten:

Sie können:

• einen Fall für Ihr gesamtes Team oder ausgewählte Personen freigeben

• Steuern, wer Zugriff hat

• den aktuellen Zugriff jederzeit einsehen

• den Zugriff bei Bedarf widerrufen

So ist Zusammenarbeit möglich, ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten verlieren.

Nachfolgend finden Sie ein kurzes Video-Tutorial:

16. Kurze Zusammenfassung

• Fälle sind Ihre zentrale Anlaufstelle für die Aktivitäten und Daten der KI-Agenten

• In Fallakten wird alles gespeichert, was mit einer bestimmten Person, einem bestimmten Anspruch oder einem bestimmten Szenario zusammenhängt

• Sie können Daten hinzufügen, indem Sie:

  • eine Datenbankdatei in einen KI-Agenten hochladen

  • Einrichten automatischer Importe mit „913.ai“

• In jeder Fallakte können Sie Folgendes einsehen:

  • Übersicht

  • Agentenaktivität

  • Ergebnisse

  • Dokumente

  • Fotos

  • E-Mails

  • Anrufe

  • Details

• Mit KI-Agenten können Sie Aktionen über mehrere Fallakten hinweg durchführen

• Sie können zusammenarbeiten, indem Sie Fälle mit Ihrem Team teilen